Personel İçin Kişisel Verilerin Korunması

Hisar Eğitim Vakfı İktisadi İşletmesi (“Hisar Okulları”) olarak kişisel verilerinizin güvenliği hususuna azami hassasiyet göstermekteyiz. Bu bilinçle, hizmetlerimizden faydalanan kişiler dâhil, Hisar Okulları ile ilişkili tüm şahıslara ait her türlü kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”)’na uygun olarak işlenerek, muhafaza edilmesine büyük önem atfetmekteyiz. Bu sorumluluğumuzun tam idraki ile KVKK’ da tanımlı şekli ile Hisar Okulları olarak “Veri Sorumlusu” sıfatıyla, kişisel verilerinizi aşağıda izah edildiği surette ve mevzuat tarafından emredilen sınırlar çerçevesinde işlemekteyiz.

1.Personele İlişkin İşlemekte Olduğumuz Kişisel ve Özel Nitelikli Kişisel Veriler

Hisar Okulları olarak, personel ve personel adaylarına yönelik olarak aşağıdaki kişisel veri ve özel nitelikli kişisel verileri işlemekteyiz:

Kişisel Veriler:

  • Kimlik Bilgisi: TCKN, İsim, soy isim, doğum yeri / tarihi, imza, medeni hal
  • Özlük Bilgisi: Cinsiyet, askerlik durum bilgisi, vatandaşlık bilgisi
  • İletişim Bilgisi: Telefon numarası, E-posta adresi
  • Lokasyon Bilgisi: Adres bilgisi
  • Mesleki Deneyim: Unvan, mesleki deneyim
  • Finans: Maaş bilgisi, avans bilgisi, hesap numarası
  • Fiziksel Mekân Güvenliği: Kamera kayıtları
  • İşlem Güvenliği: LinkedIn kullanıcı hesap bilgileri
  • Görsel ve İşitsel Bilgi: Fotoğraf, kamera kayıtları, okul bünyesinde gerçekleştirilen etkinliklerin / projelerin video ve fotoğraf kayıtları
  • Hukuki işlem: velayet belgesi  
  • Diğer: Performans bilgileri; görüşme / toplantı notları, eğitim bilgisi

Özel Nitelikli Kişisel Veriler:

  • Sağlık Bilgisi: SRC / Psikoteknik sonuçları, sağlık bilgisi
  • Biyometrik ve Genetik Bilgi: Kan grubu
  • Ceza Mahkûmiyeti Bilgisi: Ceza Mahkûmiyeti
  • Güvenlik Tedbiri ile İlgili Bilgiler: Sabıka kaydı
  • Vakıf ya da Sendika Üyeliği: Sendika üyeliği

2.Kişisel Verilerin Toplanması, İşlenmesi ve İşleme Amaçları

Personel verileri Hisar Okulları tarafından icra edilen faaliyetlerin ilgili mevzuat ve prosedürlere uygun olarak yerine getirilmesini temin maksadıyla aşağıdaki amaçlarla KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kapsamda işlenecektir:

İş sözleşmesinin ifası için gerekli amacın yerine getirilmesi kapsamında

  • Çalışan bordro zarflarının düzenlenmesi ve çalışanlara teslim edilmesi
  • Çalışanlara maaş ödemelerinin yapılması, ödeme süreçlerinin yürütülmesi için gerekli
  • Özel sağlık sigortası süreçlerinin işletilmesi
  • Çalışanların izin onayı ve düzenlemelerinin yapılması
  • Çalışanların işe giriş ve işten çıkış işlemlerinin yapılması

İş Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Sosyal Güvenlik Kanunu, Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu ve diğer ilgili kanun ve mevzuatlar kapsamında gerekliliklerin yerine getirilmesi kapsamında

  • Personel özlük dosyasının düzenlenmesi ve olası bir denetim için kayıt altına alınması
  • SGK bildirimleri, İŞKUR bildirimleri ve diğer yasal yükümlülük bilgilendirmelerinin yapılması
  • Zorunlu bireysel emeklilik sigortası hesabı açılmasının sağlanması
  • İlgili kanun ve mevzuat ile yetkili düzenleyici kurumlar ve diğer otoritelerce öngörülen bilgi saklama, raporlama, bilgilendirme yükümlülüklerine uyulması
  • Olası kamu kurumları denetimleri için gerekli süreç ve belgelerin sağlanması
  • Mahkeme kararlarının yerine getirilmesi

Revir süreçlerine ilişkin faaliyetlerin yürütülmesi kapsamında

  • İlk işe giriş muayenelerinin gerçekleştirilmesi, muayene kayıtlarının oluşturulması ve saklanması, bu yönde yapılabilecek sağlık denetimlerine hazırlıklı olunması
  • Çalışanların periyodik sağlık muayenelerinin gerçekleştirilmesi, muayene kayıtlarının oluşturulması ve saklanması suretiyle olası sağlık denetimlerine hazırlıklı olunması
  • Dış kurumlardan alınan dinlenme ve istirahat raporlarının kurum tarafından onaylanması, SSK kurumuna bildirilmesi ve kayıt altında tutulması

Kurum arazisi içerisinde güvenliğin sağlanması kapsamında

  • Kurum binası ve arazisinde ortak alanlarının kamera ile izlenmesi sureti ile güvenliğin sağlanması
  • MEB tarafından zorunlu tutulan Kurum arazisinin önü ve giriş çıkışlarının kamera kayıtlarının alınması ve saklanması
  • Kuruma yapılan personel giriş çıkışlarının kaydı

Kurum idaresi, eğitim öğretim faaliyetlerinin yürütülmesi ve kurum politikalarının uygulanması kapsamında

  • Çalışan performansının ölçülmesi ve kayıt altına alınması
  • Personel ile gerek e-posta gerek mobil araçlar vasıtasıyla iletişimin sağlanması
  • Okula veya okul bünyesinde fakat okul binası dışında gerçekleştirilen aktivitelere servis ve seyahat organizasyonlarının yapılması
  • Veli toplantısı, zümre toplantısı gibi toplantı süreçlerinin kayıt altına alınması
  • Okul başarılarına ve okul bünyesinde gerçekleştirilen etkinliklere yönelik Hisar Okulları internet sitesi ve sosyal medya hesaplarında içerik paylaşımlarının yapılması

Tüm bu süreçlere ek olarak Hisar Okulları; aday personelin de Hisar Okulları internet sitesinde yer alan form üzerinden, e-posta veya LinkedIn başvuruları aracılığı ile özgeçmişlerini toplamak suretiyle kişisel verilerini işlemektedir. Hisar Okulları’nda çalışmak üzere başvuran aday personel ile Hisar Okulları arasındaki ilişki çerçevesinde veri toplama amaçlarımız şunlardır:

  • Yeni personel istihdam edilmesi amacıyla iş başvurusunda bulunan adayların bilgilerinin kayıt altına alınması, incelenmesi ve pozisyona uygunluğunun değerlendirilmesi
  • Başvurunun değerlendirilmesi kapsamında özgeçmiş üzerine alınan görüşme notlarının süreçle ilgili İnsan Kaynakları personeli, müdür yardımcıları, müdür ve ilgili birim yöneticileri ile paylaşılması
  • Özgeçmişte yer alan referans bilgileri aracılığı ile aday tarafından paylaşılan verilerin teyit edilmesi
  • İleriye yönelik uygun pozisyon açılması ihtimali dâhilinde özgeçmiş bilgilerinin kaydedilmesi

3.İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

Toplanan kişisel verileriniz; Hisar Okulları tarafından icra edilen faaliyetlerin ilgili mevzuat ve prosedürlere uygun olarak yerine getirilmesini temin maksadıyla iş birimlerimiz tarafından gerekli operasyonel faaliyetlerin yürütülmesi, okul güvenliğinin tesisi, Hisar Okulları insan kaynakları politikaları ve süreçlerinin planlanması ve icra edilmesi amaçlarıyla veli ve öğrencimize, Hisar Okulları yetkililerine, iş ortaklarına, hizmet alınan kişi veya 3. kişilere, başta Milli Eğitim bakanlığı olmak üzere kanunen yetkili kamu kurumları ve özel kişilere, KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde aktarılabilecektir.

Bu kapsamda mevcut durumda Hisar Okulları:

  • Konferans, turnuva, gezi vb. etkinliklere katılımın gerçekleştirilebilmesi için etkinliği düzenleyen kurum ve kuruluşlarla kimlik verisi paylaşımı
  • Okula ve okulun öncülük ettiği etkinliklere ulaşımın sağlanması amacıyla okulun anlaşmalı servis firmalarıyla lokasyon ve iletişim bilgisi paylaşımı
  • Okul bünyesinde gerçekleştirilen etkinliklere sosyal medya ve kurum internet sitesinde yer vermek suretiyle görsel kayıtların paylaşımı
  • Personel sağlığının gözetilmesi amacıyla okul yemekhanesi ve okulda görevli gıda mühendisi personel ile sağlık verisi paylaşımı
  • Özel sağlık sigortası süreçlerinin başlatılması ve işletilmesi amacıyla anlaşmalı özel sağlık sigortası firması, Sosyal Güvenlik Kurumu ve Çalışma Bakanlığı ile veri paylaşımı
  • Bordro ve ödeme kapsamında iş ortakları, hizmet alınan kişi veya 3. Kişiler, ile gerekli verilerin paylaşımı yapmaktadır.

4.Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz, Hisar Okullar ile olan ilişkinize bağlı olarak değişkenlik gösterebilmekle birlikte; otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle, Hisar Okulları birimleri ve ofisleri, internet sitesi, sosyal medya mecraları, mobil uygulamalar ve benzeri vasıtalarla sözlü, yazılı ya da elektronik olarak toplanabilecektir. Bu şekilde toplanan kişisel verileriniz KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları kapsamında bu metnin (2) ve (3.) maddelerinde belirtilen amaçlarla da işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir. Ayrıca, Hisar Okulları hizmetlerini kullanmak amacıyla internet sayfamızı kullandığınızda, internet sitemizi veya Hisar Okullarını ziyaret ettiğinizde kişisel verileriniz işlenebilecektir.

Hisar Okulları, personeline yönelik operasyonel süreçlerini yürütürken işlediği kişisel verilerde Hisar Okulları Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına ve 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu 5,510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, 4857 Sayılı İş Kanunu, 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu, 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi Hakkında Kanun ve Millî Eğitim Bakanlığı Özel Öğretim Kurumları Yönetmeliği’ne uygun hareket eder.

Hisar Okulları, kişisel verilerinizi ancak ilgili mevzuatta ve / veya kurum içi politikalarda belirtildiği doğrultuda veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre boyunca muhafaza etmektedir. Bu kapsamda öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için öngörülen süreye uygun davranılmakta, böyle bir sürenin öngörülmediği durumlarda ise kurum içi politikalarda yer alan yönergeler doğrultusunda kişisel verilerin işlenme amacı için gerekli olan süre kadar saklanmaktadır. Sürenin bitimi veya işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması alinse kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

5.İlgili Kişi Olarak KVKK’nın 11. Maddesinde Sayılan Haklarınız

Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi, işbu Aydınlatma Metni’nde aşağıda düzenlenen yöntemlerle Hisar Okulları’na iletmeniz durumunda Hisar okulları talebin niteliğine göre talebi en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, Kişisel Verileri Koruma Kurulunca bir ücret öngörülmesi halinde, Hisar Okulları tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Bu kapsamda kişisel veri sahipleri;

  • Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
  • Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
  • Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
  • Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
  • Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  • KVKK’nın ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  • İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
  • Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

Bu haklar doğrultusunda başvuruların Hisar Okulları internet adresinde bulunan başvuru formunu doldurarak, yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da bize daha önce bildirdiğiniz ve kayıtlarımızda yer alan elektronik posta adresinizi kullanmak suretiyle Hisar Okullarına teslim edilmesi gerekir. Hisar Okulları tarafından başvurunun size ait olup olmadığının belirlenmesi ve böylece haklarınızın korunması amacıyla ek doğrulamalar (kayıtlı telefonunuza mesaj gönderilmesi, aranmanız gibi) istenebilir. Başvurunun, kişisel veri sahipleri adına üçüncü kişiler tarafından yapılması halinde, veri sahibi tarafından başvuruda bulunacak kişiye noterden düzenlenerek verilmiş özel vekâletname bulunması gereklidir.

Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ile KVKK’nın 11. maddesinde belirtilen haklardan kullanmayı talep ettiğiniz hakkınıza yönelik açıklamalarınızı içeren talebinizi; aşağıda yer alan formu doldurarak, formun imzalı bir nüshasını Göktürk Merkez Mahallesi İstanbul Caddesi No:3 Eyüpsultan/İstanbul adresine kimliğinizi tespit edici belgeler ile bizzat elden iletebilir, noter kanalıyla veya KVKK’da belirtilen diğer yöntemler ile gönderebilir veya ilgili formu info@hisarschool.k12.tr adresine güvenli elektronik imzalı olarak iletebilirsiniz.

Kanun kapsamında uygun görülen süre 30 takvim günü içerisinde başvurunuza cevap verilmemesi durumunda veya başvurunuzun reddedilmesi, başvurunuza verilen cevabı yetersiz bulmanız durumlarında ilgili kişi olarak, Hisar Okulları’nın cevabını öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 gün ve her halükarda başvuru tarihini takiben 60 takvim günü içerisinde Kişisel Verilerin Korunması Kurulu’na şikâyette bulunabilirsiniz.

KVK Bilgi Talebi için Başvuru Formu